Copia dei Documenti di Identità: il Chiarimento del Garante Privacy e le Implicazioni per i Condomini

Il Garante Privacy ha pubblicato, il 29 aprile 2026, una Nota di chiarimento indirizzata alle associazioni di categoria del settore ricettivo, relativa alla raccolta e conservazione delle copie dei documenti di identità degli ospiti da parte di alberghi, B&B e altre strutture ricettive.
Il documento prende le mosse dall'aumento di segnalazioni e data breach concernenti la conservazione non necessaria di copie di documenti di identità e chiarisce il quadro normativo applicabile (art. 109 T.U.L.P.S.; D.M. Ministero dell'Interno 7 gennaio 2013 come mod. da D.M. 16 settembre 2021; artt. 5, 6, 13, 28, 32, 33, 34 RGPD).

Il principio fondamentale enunciato dal Garante è il seguente: l'obbligo di legge previsto dall'art. 109 T.U.L.P.S. attiene alla mera "comunicazione" dei dati identificativi all'Autorità di Pubblica Sicurezza (sistema "Alloggiati Web"), non alla conservazione delle copie dei documenti da parte della struttura ricettiva. Pertanto, una volta trasmessa la comunicazione e ricevuta la ricevuta di accettazione, la copia del documento deve essere immediatamente cancellata (digitale) o distrutta (cartacea).

Prassi vietate:

- Raccolta di foto dei documenti tramite smartphone o app di messaggistica (es. WhatsApp);
- Archiviazione delle immagini dei documenti nei sistemi gestionali della struttura;
- Conservazione di copie anche successivamente alla comunicazione all'Autorità di PS.

Perché è rilevante per i condomini. La nota è indirizzata alle strutture ricettive, ma il ragionamento giuridico (principio di minimizzazione, limitazione della conservazione, art. 5 RGPD) si applica integralmente a qualsiasi soggetto che raccoglie dati dai documenti di identità. I condomini e i loro amministratori raccolgono frequentemente copie di documenti in diversi contesti:

- Registrazione dei nuovi inquilini/proprietari;
- Identificazione di visitatori, appaltatori, fornitori;
- Richieste di copia del documento ai lavoratori (portieri, addetti alle pulizie);
- Accesso a locali tecnici, garage, locali comuni da parte di terzi;
- Contratti di locazione per uso turistico (affitti brevi gestiti in parti comuni o tramite l'amministrazione).

In assenza di una specifica norma di legge che imponga la conservazione, il condominio/amministratore non può raccogliere né conservare copie integrali dei documenti di identità oltre il tempo strettamente necessario.

NOTE OPERATIVE
Analogia con l'anagrafe condominiale. L'art. 1130, n. 6, c.c. (come modificato dalla L. n. 220/2012) obbliga l'amministratore a curare il registro dell'anagrafe condominiale, contenente le generalità dei proprietari e dei titolari di diritti reali/personali sull'immobile e il codice fiscale. La norma non impone né legittima la raccolta di copie integrali dei documenti di identità: il numero del documento può essere annotato, ma non la copia fotografica dello stesso.
Responsabilità dell'amministratore. In qualità di titolare (o contitolare) del trattamento, l'amministratore risponde personalmente delle violazioni privacy commesse nell'esercizio del mandato condominiale. In caso di data breach (es. furto di un archivio con copie di documenti), la notifica al Garante è obbligatoria entro 72 ore.
Profilo di rischio elevato. I documenti di identità rientrano tra i dati personali il cui trattamento presenta un rischio particolarmente elevato di "furto d'identità". Il Garante ha richiamato espressamente tale profilo nella nota in commento. L'archiviazione non necessaria di copie aumenta il profilo di rischio del condominio e dell'amministratore in caso di incidente.

Fonte: Garante per la Protezione dei Dati Personali – www.garanteprivacy.it
Nota di chiarimento del 29 aprile 2026 [doc. web n. 10244289]
URL diretto: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10244289
Comunicato Stampa collegato (doc. web n. 10244195): https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10244195