Privacy Policy
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Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito «Regolamento» o «GDPR») e del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito «Codice»).
1. Titolare del trattamento
CondominioDoc S.r.l.
Sede legale: 20831 Seregno (MB) — Via Umberto I°, n. 88
Partita IVA e codice fiscale: 10928220960
Iscrizione al Registro delle imprese di [DA COMPLETARE: provincia del Registro delle imprese] — n. REA [DA COMPLETARE: numero REA]
Capitale sociale: [DA COMPLETARE: capitale sociale, versato o deliberato]
Posta elettronica: info@condominio-doc.it — Posta elettronica certificata: condominiodoc@legalmail.it
Telefono: [DA COMPLETARE: recapito telefonico]
Per ogni questione relativa ai suoi dati può scrivere a info@condominio-doc.it.
Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO): [DA COMPLETARE: nominativo e recapito del DPO, se designato; se non è stato designato, sostituire questo paragrafo con: «Il titolare non ha designato un responsabile della protezione dei dati, non ricorrendo i casi previsti dall’art. 37 del Regolamento»]
2. Quali dati trattiamo, perché, e con quale base giuridica
Il portale svolge attività diverse fra loro, e a ciascuna corrisponde un trattamento distinto. La tabella che segue li elenca tutti: non c'è altro.
⚠ Una precisazione sul perimetro. Il portale si rivolge a professionisti e a società, non a privati consumatori. Ciò non riduce la tutela: i dati di una persona fisica restano dati personali anche quando sono trattati nell'esercizio di un'attività professionale, e il Regolamento si applica per intero al titolare di ditta individuale, al libero professionista e alla persona fisica che opera per conto di una società. Non sono invece dati personali, ai sensi dell'art. 4, n. 1, del Regolamento, i dati riferiti alla sola persona giuridica (denominazione, partita IVA, sede), che il portale tratta per l'esecuzione del contratto e per gli adempimenti fiscali.
2.1 Consultazione del sito
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Dati di navigazione che i protocolli di rete trasmettono necessariamente: indirizzo IP, tipo di browser, pagine richieste, data e ora. | Consentire la consultazione, garantire la sicurezza del servizio e accertare eventuali abusi. | Legittimo interesse del titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). | I registri tecnici del server sono conservati per [DA COMPLETARE: durata di conservazione dei log del server, da concordare con il fornitore dell’infrastruttura — in genere da 7 a 30 giorni]. |
| Cookie e strumenti analoghi. | Funzionamento, preferenze, misurazione, marketing. | Per i tecnici: art. 122, comma 1, del Codice. Per gli altri: il suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR). | Si veda l'Informativa estesa sui cookie. |
| Scelta espressa sul pannello dei cookie, versione dell'informativa, identificativo casuale del browser. Senza indirizzo IP. | Dimostrare di aver raccolto il consenso, come impone l'art. 7, par. 1, GDPR. | Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR) connesso all'art. 7 GDPR. | Dieci anni dalla raccolta, quale termine ordinario di prescrizione. |
2.2 Registrazione e gestione dell'utenza
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Nome, cognome, eventuale titolo, indirizzo di posta elettronica, password (conservata soltanto come impronta cifrata, mai in chiaro), recapito telefonico, indirizzo, codice fiscale. | Creare e gestire l'utenza, consentire l'accesso all'area riservata, erogare i servizi richiesti, prestare assistenza. | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). | Per tutta la durata del rapporto e per i dieci anni successivi, quale termine di prescrizione ordinaria e di conservazione delle scritture contabili (art. 2220 c.c.). |
| Indirizzo di posta elettronica e gettone di verifica. | Accertare che l'indirizzo indicato sia suo, prima di attivare prova gratuita, abbonamenti e iscrizioni. | Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) e legittimo interesse a prevenire registrazioni abusive (lett. f). | Il gettone scade e viene cancellato; la data della verifica resta sull'utenza. |
| Registro degli accessi: data, ora, esito, tipo di browser e indirizzo IP dei tentativi di accesso. | Frenare i tentativi ripetuti di indovinare una password e ricostruire un accesso contestato. | Legittimo interesse alla sicurezza (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), richiamato dall'art. 32 GDPR. | I tentativi falliti sono cancellati automaticamente alla scadenza del freno; le sessioni aperte sono cancellate alla scadenza o alla disconnessione. |
| Credenziali del dispositivo (WebAuthn): chiave pubblica e identificativo della credenziale, se sceglie di confermare la propria identità con il sensore del suo computer. | Confermare la sua presenza durante le lezioni senza acquisire fotografie. | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), in alternativa al controllo fotografico. | Fino alla revoca della credenziale o alla cancellazione dell'utenza. |
⚠ Il sensore biometrico del suo computer (impronta, riconoscimento del volto del sistema operativo) opera sul suo dispositivo: nessun dato biometrico è trasmesso al portale, che riceve soltanto la conferma crittografica che il controllo è andato a buon fine.
2.3 Acquisti, abbonamenti e adempimenti fiscali
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Dati di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario SDI. Dati dell'ordine e dell'abbonamento. | Eseguire il contratto, emettere la fattura elettronica, gestire rinnovi e scadenze. | Esecuzione del contratto (lett. b) e obbligo legale in materia fiscale e contabile (lett. c). | Dieci anni dall'emissione del documento (art. 2220 c.c.; art. 22 d.P.R. 600/1973). |
| Esito del pagamento, identificativo della transazione, ultime cifre e circuito della carta. | Riscontrare l'incasso ed evadere l'ordine. | Esecuzione del contratto (lett. b). | Dieci anni, insieme all'ordine. |
⚠ I dati della sua carta di pagamento non transitano dal portale e non sono da esso conservati. Sono raccolti direttamente dal prestatore di servizi di pagamento sulle proprie pagine; il portale riceve soltanto l'esito.
2.4 Corsi, esami e attestati
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Iscrizioni, avanzamento della visione delle lezioni (minuti seguiti, punto raggiunto), esiti dei questionari e degli esami, elaborati scritti, registro delle presenze, attestati rilasciati. | Erogare il corso, verificare l'effettiva partecipazione e il superamento della verifica finale, rilasciare l'attestato e poterne comprovare la validità. | Esecuzione del contratto (lett. b) e obbligo legale connesso all'art. 71-bis disp. att. c.c. e al d.m. 13 agosto 2014, n. 140 (lett. c). | Dieci anni dal rilascio dell'attestato: è il periodo in cui la validità della formazione può essere contestata o dover essere dimostrata. |
| Scatti fotografici del controllo di presenza, acquisiti a momenti non prevedibili durante la lezione, e fotografia di riferimento del profilo. | Dimostrare che a seguire la lezione sia stata la persona iscritta, quando il corso lo prevede. | Esecuzione del contratto e obbligo legale di attestare l'effettiva partecipazione (lett. b e c), nei termini indicati dal Garante per gli esami a distanza. | [DA COMPLETARE: mesi di conservazione degli scatti; il portale è predisposto con 24 mesi, modificabili dal back office] dalla conclusione del corso, poi cancellazione automatica. |
⚠ Il controllo fotografico non è un riconoscimento facciale. Il portale non confronta automaticamente la fotografia di riferimento con lo scatto, non ne estrae modelli e non deduce alcuna identità: verifica soltanto che l'immagine sia utilizzabile (che non sia buia o vuota), e il confronto, se un attestato viene contestato, è compiuto da una persona. Non si trattano quindi dati biometrici ai sensi dell'art. 9 del Regolamento, in conformità a quanto il Garante ha affermato sulle modalità di svolgimento degli esami a distanza.
2.5 Il formulario e le anagrafiche condominiali
Questa parte merita una spiegazione a sé, perché riguarda dati che non sono suoi.
Gli abbonati che dispongono del formulario inseriscono nel portale le anagrafiche dei condominii che amministrano: denominazioni, indirizzi, codici fiscali, recapiti dei condòmini e dei fornitori, unità immobiliari, millesimi. Sono dati personali di terzi, dei quali l'abbonato è titolare del trattamento nell'esercizio della propria attività professionale.
Rispetto a tali dati CondominioDoc S.r.l. agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento: li conserva e li elabora soltanto per fornire il servizio e secondo le istruzioni dell'abbonato, non li usa per finalità proprie, non li comunica ad altri e non li incrocia con quelli di altri abbonati.
[DA COMPLETARE: allegare o richiamare l’atto di nomina a responsabile del trattamento (accordo ex art. 28 GDPR) che l’abbonato sottoscrive; indicarne qui il collegamento]
Il fascicolo di ciascun abbonato è separato da quello di ogni altro: le funzioni del portale leggono e scrivono soltanto entro il fascicolo di chi è collegato. I dati sono conservati per tutta la durata dell'abbonamento e cancellati, o restituiti, secondo quanto previsto dall'atto di nomina.
2.6 Strumenti di calcolo, agenda e materiali
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Il lavoro salvato negli strumenti di calcolo (ripartizioni, millesimi, quorum, termini). | Permetterle di riprendere un calcolo interrotto. | Esecuzione del contratto (lett. b). | Fino alla cancellazione da parte sua o alla cessazione dell'abbonamento. |
| Impegni, scadenze e annotazioni dell'agenda personale. | Erogare la funzione di agenda e inviare gli avvisi che lei imposta. | Esecuzione del contratto (lett. b). | Fino alla cancellazione da parte sua o alla cessazione dell'abbonamento. |
| Consultazioni dei contenuti riservati, quando l'abbonamento ne comprende un numero determinato. | Conteggiare le consultazioni comprese e mostrarle il residuo. | Esecuzione del contratto (lett. b). | Per la durata dell'abbonamento e un anno oltre, a fini di riscontro. |
2.7 Lettere di informazione (newsletter)
Il portale pubblica due lettere di informazione distinte, alle quali ci si iscrive separatamente: la News Letter di CondominioDoc e la News Letter di CondominioDoc AI. Le relative informative sono pubblicate alle pagine News Letter di CondominioDoc e News Letter di CondominioDoc AI.
In sintesi: la base giuridica è il suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR; art. 130 del Codice), è richiesto separatamente per ciascuna lettera, non è mai condizione per registrarsi o per acquistare, e si revoca in qualunque momento dal collegamento presente in ogni messaggio o dal proprio profilo.
2.8 Assistente di intelligenza artificiale
Il servizio CondominioDocAI, richiamato nel portale e raggiungibile anche all'indirizzo www.condominiodoc.ai, è un servizio della stessa CondominioDoc S.r.l.. Le domande che lei pone e le risposte generate sono trattate per erogare il servizio e per verificarne il corretto funzionamento.
[DA COMPLETARE: indicare il fornitore del modello linguistico impiegato, il Paese in cui i dati sono trattati, se i contenuti delle conversazioni siano o no utilizzati per l’addestramento del modello e per quanto tempo siano conservati — sono informazioni che solo il contratto con quel fornitore può dare]
⚠ Non inserisca nelle domande dati personali di terzi — nomi di condòmini, recapiti, importi riferibili a persone determinate — né informazioni riservate. Il dettaglio è nelle Condizioni d'uso dell'Intelligenza Artificiale.
2.9 Assistenza e comunicazioni di servizio
Quando ci scrive, trattiamo il contenuto del messaggio e i suoi recapiti per rispondere (art. 6, par. 1, lett. b o f, GDPR). Le comunicazioni di servizio — conferma d'ordine, scadenza dell'abbonamento, disponibilità dell'attestato, avviso di modifica delle presenti condizioni — non sono comunicazioni promozionali e non dipendono da un consenso: sono necessarie a eseguire il contratto, e non è possibile rinunciarvi mantenendo attiva l'utenza.
3. Conferimento dei dati: quando è obbligatorio
I dati contrassegnati come obbligatori nei moduli sono necessari a erogare il servizio: senza di essi non è possibile registrarsi, acquistare o ottenere un attestato. Tutti gli altri sono facoltativi, e la loro mancanza non produce alcuna conseguenza. Il consenso alle lettere di informazione e ai cookie non tecnici è sempre facoltativo e la sua assenza non limita in alcun modo l'uso del portale.
4. A chi comunichiamo i dati
I suoi dati sono accessibili al personale di CondominioDoc S.r.l. autorizzato e istruito ai sensi dell'art. 29 del Regolamento, e sono comunicati ai soggetti che seguono, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 quando trattano dati per conto del titolare.
| Soggetto | Per che cosa | Ruolo |
|---|---|---|
| [DA COMPLETARE: fornitore dell’infrastruttura su cui il portale è installato: denominazione, sede e Paese in cui risiedono i server] | Ospitare il portale e la banca dati. | Responsabile (art. 28) |
| [DA COMPLETARE: fornitore del servizio di posta elettronica in uscita (SMTP): denominazione e sede] | Recapitare i messaggi del portale. | Responsabile (art. 28) |
| Bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slovenia) | Conservazione e distribuzione dei filmati delle lezioni. | Responsabile (art. 28) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) | Pagamenti con carta. | Titolare autonomo per i dati di pagamento |
| PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Lussemburgo) | Pagamenti con conto PayPal. | Titolare autonomo per i dati di pagamento |
| Fatture in Cloud (TeamSystem S.p.A.) | Emissione e trasmissione delle fatture elettroniche. | Responsabile (art. 28) |
| Consulenti fiscali, contabili e legali; revisori | Adempimenti di legge e difesa dei diritti. | Responsabili o titolari autonomi secondo il ruolo |
| Enti convenzionati, limitatamente ai propri iscritti | Verificare il diritto alla convenzione e, ove previsto dall'accordo, l'avvenuta formazione. | Titolare autonomo |
| Autorità pubbliche | Quando la comunicazione è imposta dalla legge o richiesta nelle forme di legge. | Titolare autonomo |
[DA COMPLETARE: verificare e completare l’elenco dei responsabili alla luce dei contratti effettivamente in essere; l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento deve essere tenuto a disposizione dell’interessato che ne faccia richiesta]
I suoi dati non sono diffusi e non sono ceduti a terzi per finalità promozionali proprie di questi ultimi.
5. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Il portale e la banca dati risiedono [DA COMPLETARE: indicare il Paese in cui risiedono i server, sulla base del contratto con il fornitore dell’infrastruttura].
Alcuni dei fornitori sopra indicati possono trattare dati in Paesi terzi. In tal caso il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure delle clausole contrattuali tipo adottate con decisione di esecuzione (UE) 2021/914, integrate dalle misure supplementari necessarie, ai sensi del Capo V del Regolamento. Può chiederne copia scrivendo a info@condominio-doc.it.
[DA COMPLETARE: verificare, per ciascun fornitore, se vi sia un trasferimento extra-SEE e su quale base giuridica, ed elencarli qui]
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
I tempi sono indicati trattamento per trattamento nelle tabelle del punto 2. In via generale:
- dati dell'utenza e del rapporto: durata del rapporto e dieci anni oltre;
- documenti fiscali e contabili: dieci anni (art. 2220 c.c.);
- attestati e registri della formazione: dieci anni dal rilascio;
- scatti del controllo di presenza: il periodo impostato nel portale, poi cancellazione automatica;
- consensi ai cookie: dieci anni, a prova dell'avvenuta raccolta;
- iscrizione alle lettere di informazione: fino alla revoca, e due anni oltre per poter dimostrare di aver avuto il consenso.
Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi in forma irreversibile, salvo che debbano essere conservati per adempiere a un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
7. I suoi diritti
Lei ha diritto di ottenere dal titolare, nei limiti e alle condizioni degli artt. 15-22 del Regolamento:
- accesso ai dati che la riguardano e copia degli stessi (art. 15);
- rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti (art. 16);
- cancellazione dei dati, quando ricorre uno dei casi previsti (art. 17);
- limitazione del trattamento (art. 18);
- portabilità, cioè la consegna in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico dei dati che ci ha fornito e che trattiamo sulla base del contratto o del consenso (art. 20);
- opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21), e in ogni caso, senza necessità di motivazione, al trattamento per finalità di marketing diretto;
- revoca del consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento svolto prima della revoca (art. 7, par. 3).
Le richieste si inoltrano a info@condominio-doc.it. Il titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi previsti dall'art. 12, par. 3, del Regolamento, dandone avviso.
Se ritiene che il trattamento violi il Regolamento, ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — protocollo@gpdp.it — garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, o di ricorrere all'autorità giudiziaria (art. 79).
8. Decisioni automatizzate e profilazione
Il portale non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici sulla sua persona o che incidano in modo analogamente significativo, ai sensi dell'art. 22 del Regolamento.
Le funzioni che potrebbero sembrarlo non lo sono: la correzione automatica di un questionario a risposta chiusa applica una griglia fissata in anticipo e il suo esito è sempre verificabile dalla segreteria; il controllo di presenza non identifica nessuno e non decide nulla da sé; il blocco dell'avanzamento di un filmato applica una regola dichiarata nella scheda del corso. Una profilazione a fini di marketing ha luogo soltanto se lei ha prestato il relativo consenso sui cookie.
9. Sicurezza
Il titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 del Regolamento. In particolare: le password sono conservate soltanto come impronta cifrata e mai in chiaro; i gettoni di sessione sono conservati in impronta; i tentativi ripetuti di accesso sono frenati; i file riservati (attestati, elaborati, scatti del controllo di presenza, prodotti acquistati) non sono raggiungibili se non previa verifica dei poteri di chi li chiede; le comunicazioni avvengono su canale cifrato; gli accessi al back office sono distinti per ruolo e un'utenza di amministrazione può essere modificata soltanto da un'altra utenza di amministrazione.
10. Minori
I servizi del portale si rivolgono a professionisti e non sono destinati a minori di anni diciotto. Il titolare non raccoglie consapevolmente dati di minori; qualora ne venisse a conoscenza, provvederà alla cancellazione.
11. Modifiche
La presente informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali sono portate a conoscenza degli iscritti con avviso nell'area riservata o messaggio di posta elettronica; la data in calce indica sempre la versione in vigore.
Il presente documento è stato predisposto sulla base della normativa vigente alla data indicata e della struttura effettiva del portale. Prima della pubblicazione definitiva se ne raccomanda la verifica da parte di un professionista legale, al quale va sottoposto completo dei dati contrassegnati come da completare.
Privacy Policy — versione del 30 ottobre 2026.
CondominioDoc S.r.l. si riserva di aggiornare il presente documento. Le modifiche sostanziali sono portate a conoscenza degli iscritti con avviso nell'area riservata o messaggio di posta elettronica; la data in calce indica sempre la versione in vigore. Le versioni precedenti sono conservate e se ne può chiedere copia scrivendo a info@condominio-doc.it.